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社員の内部不正が起きてしまった… 防止策から対処法まで徹底解説!

大企業による顧客データ流出、所属社員による横領、上司から部下への壮絶なハラスメントなど、お茶の間を騒がせるようなニュースを誰しも見たことがあるでしょう。従業員による内部不正は大企業で発生してしまうように感じますが、大企業・中小企業問わず発生しており、中には不正に気付かないことすら起こりえます。

このような実態に不安を感じていた、実際に発生した後の対策策がわからない、そんな経営者の方も多いのではないでしょうか。

この記事では、そんな内部不正を未然に防ぐためのポイントや実際に起こってしまった場合の対処法について、徹底的に解説します。

なぜ内部不正が起きてしまうのか

内部不正が起きてしまうパターンとして、「不正のトライアングル」と呼ばれる人間の心理に基づく要因と、技術的要因の2つに大きく分けられます。

「不正のトライアングル」の発生

「不正のトライアングル」とは、アメリカの犯罪学者であるドナルド・R・クレッシーが提唱したもので、「動機」「機会」「正当化」の3つが揃った時に不正が発生するという理論です。

「動機」はプレッシャーとも呼ばれ、ノルマ達成への圧力や借金への不安、業績悪化の責任感等、職場環境への不平・不満が該当します。

「機会」は不正を行うことができる状況を指し、社内の機密情報を持ちだすことができる環境や金品管理が非常にルーズになっている環境が、これに該当します。

「正当化」はその名の通り、不正行為を正当化する考え方を指します。「給料があがらないから」「きっとばれないから」「後で戻せば大丈夫」といった、行為者にとって都合の良い解釈を行い、不正に走るのです。

技術的要因

先ほどの「不正のトライアングル」が人間の心理に基づく要因であるのに対し、技術的要因とは、容易に不正を働くことができるセキュリティの甘さを指します。具体的には、「機密情報に権限がない社員でも持ちだすことができる」「金銭管理に関する申請がとても杜撰である」などが該当します。

内部不正が起きやすい会社の特徴

上記ではなぜ不正がおきてしまうのか、について記述しましたが、もっと具体的に「どのような会社で内部不正が起きやすいのか」について、その特徴を踏まえながら解説します。

不十分な監視体制

機密情報の管理や金品等の管理システムにおけるアクセスログや業務工程のチェックリスト等、第三者から監視できる体制が必要です。これがない環境は、内部不正の事前防止をすることができない環境とも言えるからです。また内部不正発生時には、どこから不正につながったのかを断定することができないため、時間の経過とともに被害も大きくなっていくことでしょう。

特定社員に集中する業務体系

これは社員不足に陥っている企業に非情にありがちな業務体系です。勤務年数が長い社員に機密情報の管理や金品管理を任せ、チェックが杜撰になっていることも少なくないでしょう。そのような環境は不正が起こりやすいだけでなく、発覚した後でも気づきにくいため、すぐにでも環境改善が必要だと言えます。

不満を生む環境・処遇

過度な労働を強いているにも関わらず低賃金、違法な残業時間等、劣悪な労働環境から社員のプレッシャー・ストレスに発展し、内部不正にまで至るというケースは非常に多く、決して目を背けてはいけない要因となっています。

独立行政法人IPA(情報処理推進機構)が行った調査では「内部不正への意識が高まる要因」として、不当な解雇処分・社内人事評価への不満が1位と3位でランクインしており、内部不正を起こす要因として環境や処遇が大きく左右していることがわかります。

参考:「組織内部者の不正行為によるインシデント調査」調査報告書

また、ハラスメントがあった際に相談できる人・部署がないという環境も要因の一つであり、非常に危険な状態です。事業企画等のアイデアがよく聞かれ、ビジネスにおいては「風通しの良い職場環境」であったとしても、内部不正に対する相談窓口がない環境や告発することができない環境では、決して「風通しの良い職場環境」とは言えないでしょう。

実際に内部不正が起きた場合の対処法

では内部不正が起こってしまった場合、どのような対処が必要になるのでしょうか。

内部不正の事実確認・調査

まずは通報者にヒアリングを行い、内部不正の状況を確認することが先決でしょう。ヒアリング内容は5W1H(いつ・どこで・だれが・なにを・なぜ・どのように)を中心に行い、証拠となる情報収集を行います。ここで先ほど記述したアクセスログ等があれば、充分に役立つはずです。

ヒアリングの際には3つの原則があるので、こちらも押さえておきましょう。
・通報者保護:通報者を特定させないために名前等の情報を拡散しないこと
・秘密裏の調査:内部不正を行った社員による証拠隠滅や口止めを防止するために調査は秘密裏に行うこと
・集中調査:関係者が複数いた場合、ヒアリングに時間を要していると裏で口を合わせられている可能性があるため、短期集中型で調査を進めること

そして確認・調査を進めていく段階で証拠物(メールや文書等)が出てきた場合、保全措置は必須です。内部不正を行った社員に証拠を隠滅される可能性があります。そのため、内部不正を行った社員への対応として、最優先で自宅待機命令や業務用PCの回収を最優先で行うケースも多いようです。

専門の調査会社へ依頼する

また内部不正を大事にしたくないからという理由で、社内だけで調査を進めることは避けるべき事由の一つです。「調査に行き詰まり時間が大幅に経過してしまう」「情報を保全する手段がない」となると、内部不正を行った社員に証拠隠滅・さらなる改竄をされてしまいます。また、証拠だと思っていない情報でも「証拠」として扱えることもあります。

そうならないためにも、専門の調査会社へ依頼するのがベストでしょう。

内部不正を事前に防止するためのポイント

ここまでは社員による内部不正はなぜ起こるのか、実際に内部不正が起きてしまった場合にはどのような対処が必要になるのか、について記述しました。

では、そのような内部不正を事前に防ぐためには何をすれば良いのでしょうか。

コンプライアンス意識の向上

社員ひとりひとりのコンプライアンス意識を向上させることは、内部不正を事前に防ぐためのスタート地点とでも言えるでしょう。「内部不正をしてはならない」という意識を全員が持つことで相互監視の効果が働くため、絶大な効果を持つことになります。

コンプライアンス意識を向上させるためには、「コンプライアンスマニュアル」のような文書を作成し、それをもとに社員研修をすると良いでしょう。一方的な研修内容ではなく「実際の事件を基にして対応策を考えるグループワーク」といった、自発的に行動できるような内容だとさらに効果的です。

システム面でのセキュリティ強化

システム面でのセキュリティ強化は、内部不正を事前に防ぐための大きなポイントです。例えば、PC操作のログ管理や情報機器の持ち出し記録を行うことは、「内部不正をすると確実にばれてしまう」という抑止力を持つことになります。また、機密情報などの情報資産に値するファイルやデータにアクセス制限をかけることも良い施策の1つでしょう。

システム面でのセキュリティ強化は、内部不正が起こってしまった場合にも役立ちます。どのような情報が、いつ、誰によって利用されたのかが明確になるからです。

まとめ

内部不正は人間の心理に基づく「不正のトライアングル」と技術的要因の2つが大きな原因となります。もちろんセキュリティ面や社内人事評価制度、労働環境の改善を行うことで、内部不正が起こってしまう可能性を低くすることができます。

近年ではSNSの普及により、一度の不正発覚で、企業のイメージがこれまでよりも大きく損なわれてしまい、回復するまでに長い期間を要してしまう企業や、そのまま倒産してしまう企業も少なくありません。

そうならないためにもコンプライアンスマニュアル等の文書整備やセキュリティ面の見直しだけでなく、調査会社等の第三者機関の導入といった事前準備も必要になります。中には社員の素行調査を実施している企業もありますので、積極的に検討するのが良いでしょう。

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